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Pour ne pas ajouter d'angoisse à leurs problèmes de santé, ne laissez pas vos patients sans réponse. Faites-les patienter le plus agréablement possible avec un accueil téléphonique de qualité. Posséder un accueil téléphonique de qualité montre également à vos patients votre professionnalisme. Ainsi, ils se sentent en confiance avant même de franchir la porte de votre cabinet. Notre société ID2SON, spécialisée dans la création de messages vocaux, est à votre disposition pour la réalisation de vos messages d'accueil téléphoniques. Nous vous proposons des textes variés adaptés à chaque type de message. Nous les accompagnons de la musique de votre choix et les faisons enregistrer par des acteurs professionnels, homme ou femme, selon la voix que vous désirez. Quels sont les différents messages vocaux indispensables au secteur santé? Le prédécroché Il permet à vos patients de ne pas être confrontés à un téléphone qui sonne dans le vide. Au contraire, dès la première sonnerie, l'appelant entend votre message d'accueil lui indiquant qu'il va être pris en charge.
Le message d'accueil téléphonique est la première chose que vos clients, vos partenaires et vos prestataires vont entendre. Le message délivré et la façon dont il l'est constituent la première image que renvoie l'entreprise. Il s'avère donc essentiel qu'il soit personnalisé et adapté à votre secteur d'activité. Et si vous manquez d'inspiration, retrouvez nos exemples en fin d'article! Qu'est-ce qu'un message d'accueil téléphonique? Il existe différents types de messages d'accueil téléphoniques: Le message d'attente téléphonique: il convient de choisir une musique à l'image de sa marque. Ce message d'attente est le moment idéal pour communiquer sur votre entreprise, ses disponibilités, les derniers événements, le lancement d'un nouveau produit, une promotion exceptionnelle … Grâce à l'utilisation adéquate de « ce temps de patience », il permet de se démarquer et d'être utilisé comme véritable média de communication. Le message de messagerie mobile: ce message sera entendu lorsque vous serez occupé et ne pourrez décrocher, alors soignez-le et personnalisez-le.
Quand ils vous appellent, vos clients patientent en moyenne 45 secondes au téléphone avant d'avoir quelqu'un en ligne. Ce temps inclut les mises en attente et les transferts d'appel. Pourquoi ne pas exploiter ce temps où votre client est disponible? Vous pourriez en faire usage pour faire la promotion d'un nouveau produit ou communiquer des informations sur les actualités de votre entreprise. L'objectif est de mettre en valeur efficacement votre entreprise grâce à vos messages d'accueil téléphonique. Voici nos cinq conseils pour réussir votre message d'attente. Visez la simplicité dans vos messages Il est important de donner à l'appelant des informations claires et concises, afin de le rassurer concernant sa requête: vous joindre. Il sera probablement nécessaire que vous fassiez un choix entre des messages informationnels, publicitaires ou conviviaux. Vous disposez d'un temps assez réduit pour faire passer votre message, choisir ses mots avec soin permet d'être pleinement efficace. Choisissez une musique adaptée à votre activité Selon une étude de la LSA – Sacem effectuée en 2017, 70% des clients interrogés ont reconnu que la musique d'attente améliore l'image de la marque.
D'autres exemples: « Bonjour, vous êtes bien sur le répondeur de « monentreprise ». Nous serons en congé jusqu'au 15 septembre. Veuillez nous laisser un message avec votre nom et la raison de votre appel, et nous vous recontacterons dès notre retour ». « Bienvenu chez « monentreprise ». Nous serons absents jusqu'au lundi 25 septembre inclusivement. Nous vous invitons à nous laisser un message. Vous pouvez aussi vous adresser au Merci ». Messages d'accueil pour le menu d'options Dans ce cas, les messages d'accueil vont décrire les différentes options vers lesquelles l'appel peut être transféré, afin que les clients puissent choisir, par exemple, le service à contacter. Un exemple: « Si vous êtes déjà client, appuyez sur le 1, si vous voulez des informations commerciales, appuyez sur le 2… » ou « Si vous voulez contacter notre bureau de Barcelone, appuyez sur le 1, si vous voulez contacter notre bureau de Madrid, appuyez sur le 2 «.
Vous devez également être en mesure de les guider vers le bon service ou la bonne personne qui pourra leur fournir une solution adéquate. Plutôt que de dire à un client: « Ce n'est pas mon service », voici une meilleure façon de procéder. Utiliser par exemple la phrase suivante: « Bonjour (nom de l'appelant). Pour résoudre votre problème, vous allez devoir parler à (nom de la personne responsable). Je suis dans le département service-client, et je peux vous mettre en relation. Au cas où nous serions déconnectés, le numéro du responsable est (numéro de la personne responsable). Pouvez-vous patienter un moment? » 6. Donner des signaux de retour d'information N'hésitez pas à utiliser une combinaison de courtes phrases et différents mots-clés pour reconnaître que vous avez bien entendu et compris ce que votre interlocuteur a dit. Si besoin, vous pouvez reproduire une partie de ce qu'il vous a dit. Les signaux de retour sont encore très importants au téléphone que lors d'un entretien face à face.