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En pratique, la tenue d'un tel registre est surtout utile pour: pouvoir justifier des décisions prises par les organes collégiaux de l'association auprès des banques, autorités administratives et judiciaires, collectivités publiques, etc. prouver la réalité du fonctionnement statutaire de l'association, ainsi que la régularité des décisions prises par ses organes collégiaux (cela peut être utile en cas de climat de mésentente, pour prévenir tout risque d'annulation desdites décisions). Dans la mesure où la tenue de ce registre n'est pas obligatoire, celui-ci peut prendre la forme d'un classeur à feuillets mobiles et l' absence de registre des délibérations n'entraîne aucune sanction pour l'association. Bon à savoir Toutes les délibérations des assemblées générales, du conseil d'administration et du bureau peuvent être consignées dans un seul et même registre. Mais il est également possible de tenir un registre distinct pour chacun de ces organes collégiaux. Cela est même à conseiller dans les grandes associations.
Ce sont en principe également les statuts ou le règlement intérieur qui fixent les modalités d'établissement du procès-verbal: la ou les personnes chargées de le rédiger et de le signer, le support de rédaction, les conditions dans lesquelles des copies ou des extraits peuvent être délivrés, etc. Une feuille de présence émargée par les membres présents et les personnes titulaires de pouvoirs peut être annexée au procès-verbal afin de déterminer si le quorum éventuellement imposé par les statuts est ou non atteint et permettre le calcul de la majorité requise pour l'adoption des décisions. À défaut de précision dans les statuts, il incombe à l'organe qui préside l'assemblée générale, c'est-à-dire en principe le président de l'association, de signer les procès-verbaux. Le procès-verbal doit enfin être soumis à l'approbation de la prochaine assemblée. Cela peut se faire par la lecture de celui-ci ou par sa transmission préalable au moment de la convocation, suivie d'un vote. L'établissement des procès-verbaux des délibérations des organes de l'association et la tenue d'un registre des délibérations n'étant pas des obligations légales, il n'existe, en principe, aucune sanction légale en cas d'omission.
Toutefois, en l'absence de tout document de ce type, une association est dans l'impossibilité de prouver la régularité des décisions prises par ses instances. C'est pourquoi, pour avoir la certitude que ces décisions ne seront pas annulées en justice, il importe que l'association soit en mesure de produire un procès-verbal ou tout autre document attestant de leur existence et de leur contenu. Or, toutes les indications portées dans un procès-verbal sont importantes car elles font foi jusqu'à preuve du contraire. Tout intéressé qui conteste leur contenu doit apporter la preuve de leur inexactitude. Plus le procès-verbal sera détaillé, mieux il répondra à sa finalité. Pour autant, il n'est pas nécessaire que le secrétaire de séance retranscrive sur le procès-verbal l'ensemble des propos, in extenso, qui ont pu être tenus pendant la réunion! Cela est d'ailleurs souvent matériellement impossible. Faites signer les procès-verbaux par le président ou par un ou deux membres du conseil d'administration.
( à préciser sur le bon de commande) Pour toute reliure de plus de 40mm d'épaisseur, ou pour toute autre matière ou toute autre couleur de couverture, merci de bien vouloir nous consulter par fax ou par mail. A titre indicatif: Un corps d'ouvrage de 20mm d'épaisseur correspond environ à: 200 feuilles de papier 80g Ou 178 feuilles de papier 90g Ou 160 feuilles de papier 100g (comptez le double pour un corps d'ouvrage d'une épaisseur de 40mm), mais il est toutefois préférable de mesurer. NOUS PRENONS EN CHARGE L'ENLEVEMENT DE VOS DOCUMENTS ET LA LIVRAISON DE VOS REGISTRES. Les frais d'enlèvement de vos documents et de livraison de vos registres ne sont pas inclus dans la grille tarifaire ci-dessus. Ils se rajouteront automatiquement par ligne séparée aux prix de reliure lorsque vous établirez votre devis personnalisé. Vos documents, le jour de l'enlèvement par Chronopost, devront être prêts à relier: à savoir sans trombone ni agraphe, les pages ainsi que les tables positionnées dans l'ordre (à défaut, un forfait de 30 Euros TTC par registre sera facturé en supplément), et devront être emballés de la façon suivante: une pochette de séparation par registre sur laquelle doit figurer le titre du registre et son numéro correspondant inscrit dans le devis, le tout emballé dans un carton solide et scotché tout autour dans les deux sens.
Il n'est en revanche pas indispensable utile de le faire approuver par l'assemblée générale suivante.