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Monnaie courante dans la finance, l'industrie, l'agroalimentaire ou la santé, la traçabilité vient de plus en plus souvent compléter les politiques globales de sécurité et de qualité menées par les grandes entreprises. Authentifier les créateurs d'un document... Suivre le parcours d'un fichier au sein de l'entreprise... Traçabilité et sécurité - Archiveco. En conserver une copie durant des dizaines d'années et la restituer rapidement... Ces actions relèvent toutes de la traçabilité des documents, un domaine qui devrait s'affirmer dans les prochaines années comme un enjeu majeur pour les entreprises au même titre que la sécurité des donné carrefour des questions d'organisation dans l'entreprise, de droit, de système d'information et de sécurité, la traçabilité répond au besoin de se prémunir des risques tant internes (un conflit avec un employé par exemple) qu'externes (un contentieux avec un client, une autorité de tutelle, une institution publique). " La sécurité reste toujours en toile de fond de la traçabilité. L'entreprise doit par exemple être capable de justifier une opération vis-à-vis de ses clients ", confirme Bernard Debauche, PDG d'Akazi Technologies, un éditeur de progiciels spécialisé dans l'informatisation des processus d' point de vue juridique, " les entreprises se posent en général deux types de questions: quelle est la durée légale de conservation des documents?
Cette traçabilité permet de connaître à tout moment ce qui s'est passé dans le système et qui a réalisé cette opération. Dans le cadre des archives papier, l'audit est utilisé pour des raisons métiers et juridiques associées à la traçabilité des produits, …. L'audit-trail est utilisé dans le cadre des archives électroniques pour les besoins associés à la journalisation fonctionnelle et technique de l'application et intégré au journal de traçabilité du cycle de vie de l'archive (journal NF Z 42-013). Une traçabilité normative avec le journal du cycle de vie de l'archive [4] Dans le domaine de l'archivage des documents électroniques, un journal de traçabilité des événements en conformité par rapports aux exigences de la norme NF Z 42-013:2009 est également mis en place. La journalisation Spark Archives est également conforme avec les éléments indiqués dans la « Note d'information DGP/SIAF/2014/005 en date du 8 juillet 2014 relative à la journalisation des événements ». Traçabilité des documents 2020. Le journal du cycle de vie des archives est généré de manière asynchrone selon la périodicité souhaitée et a minima quotidiennement.
NOTRE EXPERTISE XELIANS EN QUELQUES CHIFFRES 750 collaborateurs 81 millions d'euros de chiffre d'affaires en 2019 11 000 entreprises et administrations clientes 9000 kilomètres d'archives conservés et sécurisés (soit la distance Paris-Los Angeles) EN SAVOIR +
En raison de la généralisation du recours à la dématérialisation (dématérialisation des factures, des bulletins de paie, des contrats commerciaux et de consommation, des lettres recommandées, des déclarations de créances... ), il est nécessaire de définir la notion afin d'en déterminer les contours ainsi que les implications juridiques qui en résultent. Par ailleurs, la question de la valeur juridique des documents et des actes juridiques dématérialisés demeure centrale. Traçabilité et conservation des informations | Novarchive. L'élaboration d'un projet de dématérialisation ne s'improvise pas et nécessite que soient pris en compte les différents aspects (juridique, politique, technique ou organisationnel) au niveau de la direction générale. C'est pour cela qu'il est nécessaire de bien prendre conscience du lien étroit existant entre le droit et la technique, et donc de ne pas limiter la dimension juridique d'un tel projet aux seules exigences de conformité légale et réglementaire. Cette dimension doit également être intégrée lors de la conception et de la mise en œuvre d'un projet de dématérialisation.
Il s'agit de garantir aux documents électroniques une valeur juridique équivalente à celle des documents papiers. En effet, si une exigence juridique n'est pas traduite en fonctionnalité technique lors de l'élaboration d'un tel projet, le document résultant de ce procédé est susceptible de voir sa valeur juridique remise en cause. La dématérialisation doit, pour ce faire, être appréciée au regard de l'exigence de traçabilité, c'est-à-dire que ce processus doit permettre de conserver une trace électronique fidèle et intègre des documents et des actions effectuées sur les documents afin que ces derniers puissent être produits comme un moyen de preuve. KEYWORDS dematerialization-document | Law Legal and technical approach of a dematerialization project Lire l'article BIBLIOGRAPHIE (1) - CAPRIOLI (E. Dématérialisation et traçabilité : quelles pratiques ? : Dossier complet | Techniques de l’Ingénieur. ) - Vade-mecum juridique de la dématérialisation des documents -. Collection « Les guides de la confiance » de la FNTC, 4e édition, juin 2011. (2) - Traçabilité et droit de la preuve électronique -.
Si l'on s'attarde moins sur la traçabilité d'un document papier, c'est souvent parce qu'elle est induite par le contenu même du document. Une signature, une date, une annotation permettent à la fois de prouver que c'est un document original et de préciser l'auteur et l'origine du document. Pour le document électronique, la traçabilité devient plus complexe puisque si l'on se focalise uniquement sur le document, il n'existe aucun moyen de distinguer les différentes versions d'un document à l'autre. Il convient alors de mettre en place des indicateurs autour du document pour permettre de disposer de traces et donc de prouver l'intégrité d'un document. Traçabilité des documents 2019. La traçabilité pour une meilleure productivité La traçabilité d'un document n'est pas uniquement faite pour s'affranchir des obligations légales en cas de contentieux ou de demande du juge. Tracer un document doit permettre d'imbriquer un certain nombre d'éléments autour de celui-ci pour permettre de suivre ou de reconstruire un historique fidèle des étapes qui ont marqué sa création.